NỘI DUNG
Hướng dẫn tạo Distribution List (Mailing List) trên Zimbra và cấp quyền gửi mail bằng địa chỉ Distribution List
Giới thiệu
Distribution List (DL) hay còn gọi là Mailing List là một nhóm email có chung một địa chỉ đại diện. Khi một người gửi email đến địa chỉ Distribution List, hệ thống Zimbra sẽ tự động chuyển tiếp email đó đến tất cả các thành viên (Members) có trong danh sách.
Ví dụ:
- Distribution List: support@dotrungquan.info
- Thành viên:
- admin@dotrungquan.info
- sale@dotrungquan.info
- marketing@dotrungquan.info
Khi khách hàng gửi email đến support@dotrungquan.info, cả ba thành viên trên đều sẽ nhận được email.
Lưu ý: Bạn đặt Email Distribution List: thì mail này không được phép tồn tại trên hệ thống. Nếu không sẽ báo lỗi Account with the same name or alias already exists!
Ngoài chức năng chuyển tiếp email, Zimbra còn cho phép cấp quyền để một hoặc nhiều người dùng có thể gửi email với tư cách (Send As) của Distribution List, giúp tạo sự chuyên nghiệp khi làm việc theo nhóm.
Phần 1: Tạo Distribution List trên Zimbra
Bước 1: Đăng nhập Zimbra Administration
Truy cập trang quản trị Zimbra, sau đó đăng nhập bằng tài khoản quản trị (Admin).
Sau khi đăng nhập, chọn vào Manage (Quản lý)
Bước 2: Tạo Distribution List mới
Trong menu bên trái chọn: Distribution Lists Sau đó nhấn biểu tượng ⚙ => New.
Bước 3: Khai báo thông tin Distribution List
Tại cửa sổ tạo mới, nhập các thông tin sau:
List Name: support@dotrungquan.info
Sau đó thêm các thành viên (Members), ví dụ: sale@dotrungquan.info và marketing@dotrungquan.info
Sau khi hoàn tất, nhấn Next.
Bước 4: Thiết lập Properties
Tại bước này Zimbra cho phép cấu hình nhiều thuộc tính cho Distribution List như:
- Ai được phép gửi mail đến Distribution List
- Có cho phép người ngoài Domain gửi hay không
- Hiển thị trong Global Address List
- Thiết lập Moderator
- Thiết lập quyền Subscribe
Nếu không có nhu cầu tùy chỉnh, chỉ cần nhấn Next.
Bước 5: Thiết lập Member Of (nếu cần)
Nếu muốn Distribution List này là thành viên của một Distribution List khác thì thêm tại đây.
Ví dụ: support@dotrungquan.info là thành viên của all@dotrungquan.info Nếu không sử dụng chức năng này thì nhấn Next.
Bước 6: Khai báo Owners
Owners là những tài khoản được quyền quản lý Distribution List.
Ví dụ: admin@dotrungquan.info
Owner có thể:
- Quản lý thành viên
- Chỉnh sửa Distribution List
- Thay đổi các thiết lập được phân quyền
Sau đó nhấn Next.
Bước 7: Thiết lập Reply-To
Tại đây có thể cấu hình địa chỉ nhận phản hồi khi người nhận bấm Reply.
Ví dụ: support@dotrungquan.info
hoặc: admin@dotrungquan.info
Sau khi hoàn tất nhấn Finish. Đến đây Distribution List đã được tạo thành công.
Bây giờ tôi thực hiện gửi test mail. Kết quả đã thành công.
Phần 2: Cấp quyền gửi mail với tư cách Distribution List (Send As Distribution List)
Mặc định, Distribution List chỉ có chức năng chuyển tiếp email. Nếu người dùng muốn gửi email với địa chỉ: support@dotrungquan.info thì quản trị viên cần cấp quyền. Việc này được thực hiện trên máy chủ Zimbra.
Đăng nhập vào VPS thông qua SSH
Sau khi đã SSH vào máy chủ Zimbra và chuyển sang user zimbra.
su - zimbra1. Cấp quyền cho một tài khoản
Ví dụ cấp quyền cho: admin@dotrungquan.info được gửi mail bằng địa chỉ support@dotrungquan.info
Thực hiện
zmprov grr dl support@dotrungquan.info usr admin@dotrungquan.info sendAsDistListTrong đó
- dl: Distribution List
- usr: User
- sendAsDistList: Quyền gửi mail với tư cách Distribution List
2. Cấp quyền cho toàn bộ thành viên của một Distribution List khác
Cho toàn bộ thành viên của admins@dotrungquan.info được gửi mail với tên support@dotrungquan.info
Thực hiện:
zmprov grr dl support@dotrungquan.info grp admins@dotrungquan.info sendAsDistListTrong đó
- grp là Group (Distribution List).
3. Cấp quyền cho toàn bộ người dùng trong Domain
Ví dụ:
Cho toàn bộ tài khoản thuộc domain: dotrungquan.info được gửi mail bằng support@dotrungquan.info
Thực hiện:
zmprov grr dl support@dotrungquan.info dom dotrungquan.info sendAsDistListTrong đó
- dom là Domain.
4. Thu hồi quyền Send As
Nếu không muốn người dùng tiếp tục gửi mail bằng Distribution List nữa, thay grr bằng rvr.
Ví dụ:
zmprov rvr dl support@dotrungquan.info usr admin@dotrungquan.info sendAsDistListLưu ý:
- dl: Distribution List
- usr: User
- grp: Distribution List
- dom: Domain
Có thể thay đổi các giá trị này tùy theo hệ thống của bạn.
Phần 3: Cấu hình phía người dùng
Sau khi quản trị viên đã cấp quyền thành công, người dùng có thể gửi mail bằng địa chỉ Distribution List.
Khi soạn email trong Zimbra Webmail:
- Chọn New Mail.
- Tại trường From, nhấn vào danh sách lựa chọn.
- Chọn:
support@dotrungquan.infoSau đó soạn và gửi email như bình thường.
Đối với người nhận, email sẽ hiển thị được gửi từ:
support@dotrungquan.infothay vì địa chỉ email cá nhân của người gửi.
Kiểm tra quyền đã được cấp
Có thể kiểm tra quyền Send As của Distribution List bằng lệnh:
zmprov gdl support@dotrungquan.info | grep sendAsHoặc xem toàn bộ quyền:
zmprov gdl support@dotrungquan.infoMột số lưu ý
- Người dùng sẽ không thể chọn địa chỉ Distribution List trong mục From nếu chưa được cấp quyền.
- Sau khi cấp quyền, có thể cần đăng xuất và đăng nhập lại Webmail để quyền được cập nhật.
- Chỉ nên cấp quyền cho những người thực sự cần sử dụng để tránh việc gửi email ngoài ý muốn.
- Nếu Distribution List được dùng làm địa chỉ hỗ trợ khách hàng (support, sales, contact…), nên giới hạn quyền gửi để đảm bảo tính nhất quán và an toàn.
Kết luận
Distribution List là một tính năng rất hữu ích trong Zimbra, giúp nhiều người dùng có thể cùng nhận email thông qua một địa chỉ chung. Kết hợp với quyền Send As Distribution List, doanh nghiệp có thể xây dựng các hộp thư dùng chung như:
- support@dotrungquan.info
- sales@dotrungquan.info
- info@dotrungquan.info
- contact@dotrungquan.info
Điều này giúp việc trao đổi với khách hàng trở nên chuyên nghiệp hơn, đồng thời vẫn đảm bảo nhiều nhân viên có thể cùng xử lý công việc trên một địa chỉ email chung.
Với kinh nghiệm thực chiến từ việc tiếp xúc hàng ngày với vô vàn vấn đề về Website, Hosting, VPS, Server tại Phòng Kỹ thuật AZDIGI, mình luôn ấp ủ niềm đam mê chia sẻ kiến thức.
Mình xây dựng các blog không chỉ để tự trau dồi kỹ năng mà còn để cung cấp những tài liệu, hướng dẫn hữu ích nhất đến cộng đồng. Rất mong nhận được sự quan tâm của các bạn!
Để lại thông tin, mình sẽ phản hồi ngay.