Tại sao Email lại giới hạn file đính kèm không quá 25MB?

Trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc, khi chúng ta có thể tải lên hàng gigabyte dữ liệu lên đám mây chỉ trong vài phút, tại sao email – một công cụ liên lạc phổ biến – lại bị giới hạn file đính kèm ở mức khiêm tốn, thường không quá 25MB? Để trả lời câu hỏi này, chúng ta cần nhìn vào lịch sử, kỹ thuật, và cả chiến lược của các nhà cung cấp dịch vụ email. Đồng thời, giới hạn này mang lại cả ưu điểm lẫn nhược điểm đáng kể.

Lý do email giới hạn file đính kèm

Email ra đời từ những năm 1970 với mục đích gửi tin nhắn văn bản ngắn gọn, chứ không phải để truyền tải file lớn. Giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) được thiết kế đơn giản và không tối ưu cho dữ liệu đa phương tiện. Khi file đính kèm trở nên phổ biến, các nhà cung cấp đặt ra giới hạn kích thước để đảm bảo hệ thống không bị quá tải.

Một lý do kỹ thuật khác là mã hóa Base64 – quá trình chuyển đổi file thành định dạng tương thích với email – làm tăng kích thước file khoảng 33-40%. Ví dụ, một file 20MB trên máy tính có thể chiếm tới 26-28MB khi gửi, buộc giới hạn thực tế phải thấp hơn. Ngoài ra, tài nguyên máy chủ (dung lượng lưu trữ, băng thông, khả năng xử lý) và vấn đề bảo mật cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giữ giới hạn ở mức thấp.

Cuối cùng, các nhà cung cấp như Google hay Microsoft cố tình giới hạn để khuyến khích người dùng chuyển sang dịch vụ đám mây (Google Drive, OneDrive), vừa giảm tải hệ thống vừa tăng doanh thu từ các gói trả phí.

Ưu điểm của giới hạn 25MB

1. Tiết kiệm tài nguyên: Giới hạn thấp giúp máy chủ email không bị quá tải về lưu trữ và băng thông, đảm bảo dịch vụ hoạt động mượt mà cho hàng triệu người dùng.
2. Tương thích toàn cầu: Với giới hạn phổ biến 20-25MB, email có thể được gửi và nhận giữa các hệ thống khác nhau mà không gặp nhiều vấn đề.
3. Bảo mật tốt hơn: File nhỏ dễ kiểm tra virus hoặc mã độc hơn, giảm nguy cơ lây lan phần mềm độc hại qua email.
4. Khuyến khích giải pháp hiện đại: Người dùng được hướng tới các dịch vụ đám mây hiệu quả hơn như Google Drive hay Dropbox, nơi có thể gửi file lên đến hàng gigabyte.

Nhược điểm của giới hạn 25MB

1. Bất tiện cho người dùng: Trong thời đại file hình ảnh, video ngày càng lớn, 25MB thường không đủ để gửi các tệp quan trọng như tài liệu PDF dài hay video chất lượng cao.
2. Phụ thuộc vào bên thứ ba: Người dùng phải sử dụng thêm dịch vụ đám mây, gây phiền hà nếu không quen hoặc không có kết nối ổn định để tải file lên.
3. Không đồng bộ giữa các máy chủ: Nếu máy chủ gửi cho phép file lớn hơn (ví dụ 30MB) nhưng máy chủ nhận chỉ chấp nhận 25MB, email sẽ bị từ chối, dẫn đến thất bại trong giao tiếp.

Các máy chủ email lớn trên thế giới đặt giới hạn bao nhiêu?

Tính đến thởi điểm tôi viết bài này thì các dịch vụ email phổ biến có giới hạn như sau:

Những con số này cho thấy 25MB là mức trung bình phổ biến, dù một số nhà cung cấp trả phí đã nâng giới hạn để cạnh tranh.

Điều gì xảy ra khi máy chủ nhận chỉ chấp nhận 25MB mà bên gửi gửi 30MB?

Tương thích giữa các máy chủ là vấn đề lớn. Nếu bạn gửi một email với file đính kèm 30MB từ máy chủ cho phép kích thước này (như Outlook trả phí), nhưng máy chủ nhận (ví dụ Gmail) chỉ chấp nhận tối đa 25MB, email sẽ bị từ chối. Người gửi thường nhận thông báo lỗi kiểu Message size exceeds limit (Kích thước tin nhắn vượt quá giới hạn), còn người nhận thậm chí không biết có email bị gửi đến.

Điều này đòi hỏi người dùng phải kiểm tra trước giới hạn của cả hai bên hoặc chuyển sang gửi liên kết tải file qua đám mây để tránh rủi ro.

Kết luận

Giới hạn file đính kèm 25MB trong email là kết quả của sự cân bằng giữa hiệu suất kỹ thuật, chi phí vận hành và chiến lược kinh doanh. Dù mang lại lợi ích về tính ổn định và bảo mật, nó cũng gây bất tiện trong bối cảnh nhu cầu chia sẻ file lớn ngày càng tăng. May mắn thay, các dịch vụ đám mây đã trở thành giải pháp thay thế hiệu quả. Vì vậy, lần tới khi bạn gặp rắc rối với giới hạn 25MB, hãy thử tải file lên Google Drive hoặc WeTransfer – vừa nhanh chóng, vừa không lo bị từ chối!